Personaletilpasninger – sådan skal det foregå
Ny vejledning skal hjælpe statslige arbejdspladser med at sikre, at det går ordentligt for sig, når ledelsen står overfor personaletilpasninger på arbejdspladsen. Som TR er det værd at læse med
9. juni 2024
Forfatter: Malene Dreyer
Foto: Colourbox
Så er der nyt for tillidsrepræsentanter på statslige arbejdspladser. Medarbejder- og kompetencestyrelsen, som varetager statens arbejdsgiverfunktioner, har lavet en vejledning til, hvordan er ordentlig proces skal være, når der indledes afskedigelser på de statslige arbejdspladser.
Vejledningen findes på Medarbejder- og kompetencestyrelsens hjemmeside. På temasiden finder man principper, værktøjer og skabeloner til, hvordan ledelsen optimalt forbereder og gennemfører personaletilpasninger.
TR skal inddrages
Materialet er målrettet ledelsen, men som TR er der også relevant information at hente. Fx fremgår det, at ledelsen skal drøfte beslutningen om personaletilpasninger i samarbejdsudvalget inden beslutningen træffes. Og at medarbejderrepræsentanterne inden drøftelsen skal have informationsmateriale og mulighed for at konsultere de personalegrupper, der er på arbejdspladsen, så medarbejdernes synspunkter kan indgå i grundlaget for ledelsens efterfølgende beslutning eller indstilling til en bestyrelse.
Det fremgår også, at TR skal orienteres om forestående afskedigelser: ’Ledelsen skal så hurtigt som muligt orientere tillidsrepræsentanten om, hvem der påtænkes afskediget. Dette indebærer, at orienteringen skal gives senest samtidig med eller umiddelbart efter, at medarbejderen er blevet orienteret om den påtænkte afskedigelse.’
Partshøring om påtænkt afskedigelse
Medarbejderen skal partshøres om de faktiske omstændigheder, der begrunder den påtænkte afskedigelse, før der træffes afgørelse. Det kan man læse uddybende om på temasiden: De tre faser i en personaletilpasning (medst.dk)
Her fremgår det at: ’Medarbejdere orienteres normalt om påtænkt afskedigelse ved en samtale med arbejdsgiver. Medarbejderen skal oplyses om, at det er muligt at tage en bisidder med. I den forbindelse bør lederen tilstræbe, at mulige bisiddere, eksempelvis tillidsrepræsentanter, kan være til rådighed i tidsrummet, hvor samtalerne finder sted.’
Kommunikation
Temasiden betoner særligt behovet for en gennemarbejdet kommunikationsplan i forbindelse med personaletilpasninger og har flere værktøjer til brug for kommunikationsdelen, bla. denne oversigt med 5 gode råd og fem faldgruber til kommunikation:
Råd om kommunikation
Do's
- Lav en kommunikationsplan og få styr på forandringsfortællingen for hele personaletilpasningsprocessen.
- En påtænkt personaletilpasning skal drøftes i samarbejdsudvalget inden beslutning om personaletilpasninger tages.
- Identificér de vigtigste spørgsmål og lav en FAQ.
- Træn og klæd ledere på alle niveauer på til opgaven – involver i det omfang det giver mening.
- Vær proaktiv i kommunikationen og tag styring såvel internt som eksternt.
Dont's
- Negligér ikke behovet for involvering af de rigtige parter på det rigtige tidspunkt.
- Undgå at undervurdere behovet for kommunikation til eksterne interessenter og hav eventuelt beredskab ift. pressemæssig bevågenhed.
- Undervurder ikke, hvordan medarbejderne påvirkes og det store behov for klar kommunikation.
- Får ikke sat ord på følelser eller det der kan være svært at tale om
- Brug ikke koldt og faktabaseret sprog i kommunikationen om personaletilpasningen.