Garanti for borgertid

Handleplaner med mål og delmål, dokumentationsarbejde og effektmålinger. Det er opgaver, der er kommet for at blive. Men hvordan kan man løse dem uden at give køb på tiden med borgerne?

Det spørgsmål stillede Lone Lundsgård, centerleder på OK-Centret Enghaven i Horsens, sig selv og sit personale tilbage i 2011. Anledningen var, at kravene til dokumentation og effektmåling på det tidspunkt for alvor begyndte at tage fart, fordi kommunerne i stigende grad blev opmærksomme på, hvad de fik for deres penge.

– Vi var derfor nødt til at tale sammen og tænke ud af boksen for at finde ud af, hvad vi skulle gøre for at blive ved med at fastholde den samme kvalitet og det samme niveau af kontakt med borgerne på trods af dokumentationskravene, fortæller Lone Lundsgård.

Det startede en proces, der har ført til, at opgaver, som før var kontoropgaver, nu er flyttet ud til beboerne. Ved hjælp af bærbare computere og iPads går dokumentationstid og borgerkontakt i dag hånd i hånd.

– Der er ikke ret mange af de ting, vi gør som medarbejderne, beboerne ikke kan involveres i. Derfor har vi arbejdet rigtig meget på at gøre op med tanken om, at vi skal gå ind på et kontor, når vi fx skal lave dokumentationsarbejde. Det skal vi ikke. Vi skal gøre arbejdsredskaberne mobile, så kontoret er ude på gangen eller inde hos beboerne, siger Lone Lundsgård.

29 timers ATA-tid

Mantraet om, at personalet skal bruge mest mulig tid sammen med borgerne, gælder ikke kun i forbindelse med dokumentation, men også på andre områder.

Fx bliver medicin hældt op inde hos borgerne, og Lone Lundsgård har ansat flere af beboerne som chauffører, så de kan køre de ture, der ikke kræver en medarbejder i bilen.

Den strategi har givet pote. Tilbage i 2011 viste en minutiøs undersøgelse, at den enkelte borger hver uge havde ‘ansigt til ansigt-tid’ (ATA-tid) i 29 timer. Den er der løbende blevet fulgt op på med nye undersøgelser, senest med en brugerundersøgelse i 2016, og regnestykket holder stadig på det private tilbud, der drives af OK-Fonden.  

– Når kommunerne køber en normal døgnplads med 100 pct. indskrivning her, er der garanti for, at borgeren får 29 timers ATA-tid med specialiseret, faguddannet personale, som støtter og behandler, fortæller Lone Lundsgård.

På personalesiden betyder dette niveau, at centrets medarbejdere bruger 70 pct. af deres arbejdstid på borgerrettede opgaver – et tal, der bliver sat i relief af en undersøgelse fra Københavns Kommune. Den viste for nylig, at pædagoger på bostederne her kun bruger halvdelen af deres arbejdstid sammen med borgerne.

Hele vejen rundt

OK- Centret Enghaven består af seks afdelinger med i alt 115 pladser til voksne borgere med forskellige psykiatriske problemstillinger. Beboerne får, udover forskellige former for behandling, støtte til at sætte struktur på hverdagen og leve et aktivt liv efter egne ønsker og behov. I tilbuddet til den enkelte borger kan fx indgå botræning, værkstedsaktiviteter, intern beskæftigelse, motion, undervisning og uddannelse samt terapeutiske samtaler.

Medarbejderstaben på 170 tæller omkring 43 socialpædagoger, der indgår i et tæt tværfagligt samarbejde med mange forskellige faggrupper. Ved ansættelsen får alle en uddannelse i systemisk teori og metode, der foregår på centret, og derudover har mange specialiseret sig via efteruddannelse.

Det sikrer, at der på centret er et stort udbud af kompetencer, som kan komme i spil, og al ATA-tid foregår derfor ikke nødvendigvis sammen med borgerens kontaktperson.

– Den kan også omfatte tid med fx en fysioterapeut, en afspændingspædagog, en musikterapeut eller en psykolog, så vi kommer hele vejen rundt om borgeren, siger Lone Lundsgård.

Ugeplaner og delmål

Derudover fortæller hun, at nogle borgere deltager i gruppeforløb, der ikke tæller som en fuld time, men måske kun 25 pct. Er borgerne i stand til at gå i gruppebehandling, kan de derfor få mere ATA-tid.

I alt 44 forskellige kommuner køber p.t. skræddersyede enkeltpladser på stedet, og for at sikre, at indsatserne følger med de individuelle handlingsplaner, bliver der i samarbejde med borgerne udarbejdet ugeprogrammer med beskrivelse af alle aktiviteter i ATA-tiden.

– Det ugeprogram skal selvfølgelig hænge sammen med den bestilling, vi har fået fra kommunen, og med målene i de enkelte borgeres § 141-handlingsplan, så vi kan dokumentere, at de flytter sig fra A til B til C inden for en overskuelig tid og kan komme videre i deres liv, siger Lone Lundsgård.

Målene i handlingsplanen fastsættes efter en indledende funktionsudredning, som der løbende bliver fulgt op på, så det bliver muligt at se, om borgerne rykker sig i forhold til målene – eller om indsatser og mål eventuelt skal justeres.

– Vi måler ved indflytning, efter tre måneder og efter et halvt år – og når det gælder delmål for nogle borgeres vedkommende hver eneste dag, fortæller Lone Lundsgård.

Styrker kvaliteten

Socialpædagog Lena Bugge er ansat på Hansted Kloster, der er en af de seks afdelinger, centret rummer. Her er hun også tillidsrepræsentant. Lena Bugge har været tilknyttet OK-Centret Enghaven i en lang årrække og fortæller, at medarbejderstaben umiddelbart blev udfordret, da Lone Lundsgård lancerede idéen om at flytte dokumentationstiden ud til borgerne. Dog mest af logistiske årsager, da der dengang ikke var nok bærbare computere og iPads. 

– Ellers mødte hun ikke modstand. Jeg tror, at vi alle sammen gerne vil det her, fordi det jo handler om at være i ATA-tid med borgerne så meget som muligt og samtidig leve op til det, vi er bestilt til, siger Lena Bugge.

Hansted Kloster har de sidste par år brugt systemet Bosted til dokumentation, og når Lena Bugge skal dokumentere, sker det i dag i vid udstrækning sammen med beboerne inde i deres lejlighed. Hun oplever, at den arbejdsform er med til at styrke kvaliteten af indsatserne.

– De ting, vi sidder med i form af opfølgninger på handleplaner, evalueringer af delmål og vurderinger af, om vi opnår det med samarbejdet, vi gerne vil, handler jo om borgerens liv. Derfor skal de være med i det, der bliver skrevet om dem, og i fælleskab kan vi blive meget tydelige på, hvad det er, der skal arbejdes med lige nu, og hvad vi eventuelt skal justere, siger hun. 

De enkelte beboere har selv login til den del af Bosted-systemet, der vedrører dem. Her kan de bl.a. se grafer, der viser, hvor meget de rykker sig, og arbejder Lena Bugge en sjælden gang på kontoret, har de mulighed for at kommentere på det, hun skriver.

– De kan fx give mig respons ved at skrive, at de har en anden oplevelse af en situation end mig. Det samler vi så op på hos dem dagen efter, og selvom jeg sommetider må holde fast i min egen oplevelse af situationen, kan jeg tilbyde også at skrive, hvordan borgeren har oplevet den, siger hun. 

Nyt redskab i brug

For at lette personalets arbejdsgange, styrke den interne kommunikation og give borgerne endnu bedre ATA-tid, er en ny it-platform, kaldet SharePlan, for nylig taget i brug på to afdelinger under OK-Centret Enghaven.

Platformen er oprindelig udviklet til plejehjemssektoren under navnet CarePlan. Senere er den i Region Midtjylland blevet tilpasset autisme-området, og i samarbejde med leverandøren bliver den på de to afdelinger lige nu videreudviklet, så den møder behovene i socialpsykiatrien. Efterfølgende vil den blive implementeret på alle centrets afdelinger.  

Hansted Kloster er en af de to afdelinger, der har taget den nye platform i brug. Det skete for godt to måneder siden. Her er alle beboernes ugeprogrammer med aktiviteter og aftaler lagt ind i SharePlan, og når medarbejderne møder på arbejde og kobler deres smartphone på systemet, får de dagens arbejdsplan frem. Det betyder, at Lena Bugge og hendes kolleger med det samme får overblik over, hvilke beboere de hver især skal arbejde med den pågældende dag, og hvilke opgaver de skal løse.

Samtidig er der fra alle bærbare computere og iPads i huset adgang til platformen, og inde hos borgerne kan Lena Bugge derfor hurtigt og nemt fx justere ugeprogrammet.

– Hvis en beboer har botræning om tirsdagen, og jeg kan se, at det ikke hænger sammen, fordi hun fx er på arbejde eller til terapisamtale lige inden, kan vi i fælleskab lave et nyt skema med det samme. Det popper automatisk op i SharePlan næste gang, der skal planlægges, så der er nu færre processer, vi skal igennem, før en ny struktur kan sættes i søen, fortæller hun.

Platformen er endnu så ny, at beboerne foreløbig kun bruger den sammen med medarbejderne, men på sigt er det tanken, at de via SharePlan bl.a. skal kunne melde sig til fællesaktiviteter. 

Alle politikker og retningslinjer ligger også på platformen, og vil en beboer fx gerne have hund, skal medarbejderne ikke længere ind på kontoret og rode i mapper for at kunne orientere borgeren om, hvad der er af regler på området.

Kan straks-dokumentere

I SharePlan kan medarbejderne derudover ‘vinge af’, så snart en opgave er udført inde hos beboeren og på den måde straks-dokumentere indsatserne, så de ikke skal bruge kontortid på det efterfølgende. Både på en stor fællesskærm i personalerummet og på deres smartphones kan kollegerne samtidig løbende følge med i, hvilke opgaver der mangler at blive udført. Det kan forebygge utilsigtede hændelser, hvor beboere fx ikke får deres medicin, og det betyder også, at de ansatte i dagligdagen har fået bedre mulighed for at hjælpe hinanden indbyrdes.

– Hvis en af kollegerne af en eller anden grund ikke er i stand til at nå en opgave, og jeg har tid, kan jeg nappe den i stedet for og derefter vinge af, så alle ved, at opgaven nu er udført, siger Lena Bugge.

Ved siden af sit pædagogiske arbejde har Lena Bugge en planlæggerfunktion, der betyder, at hun er overordnet ansvarlig for at uddelegere opgaver og sikre, at der er personale nok til at få dem løst.

Planlægningen sker en uge frem, og også her er den nye platform en stor hjælp. Før måtte hun bakse med at få det hele til at gå op i en højere enhed med pen og papir. Men da alle arbejdsopgaver nu fremgår af SharePlan, kan planlægningen klares på væsentligt kortere tid.

 – Det eneste, jeg skal bruge tid på nu, er at fordele personale på opgaverne. Jeg bliver også adviseret, hvis to opgaver tidsmæssigt overlapper hinanden med fx et kvarter, og når man ved, at tingene passer sammen, dæmper det stressniveauet, siger hun.

Via SharePlan og Bosteds-systemet kan Lena Bugge nu løse så mange opgaver sammen med beboerne, at hun som pædagog kan arbejde næsten ‘kontorfrit’.  Som stort set eneste undtagelse, hun kan komme i tanke om, peger hun på, at hun i tilfælde af en voldsepisode ville gå på kontoret for at skrive indberetning. 

– Derudover er der enkelte af vores beboerne, som ikke har lyst til, at vi er sammen om tingene på den her måde, og det vælger jeg selvfølgelig at respektere, siger hun.

Personligt er Lena Bugge meget glad for de it-redskaber, der er med til at give borgerne mere ATA-tid, og i hendes optik vil det også give mening at bruge dem på andre socialpædagogiske arbejdspladser.

– Opstarten kan være svær, og det kræver selvfølgelig, at man kan se ideen i at sidde ude sammen med borgeren og løse opgaverne. Men vil man det, kan man også, siger hun.

Processen stopper aldrig

Lone Lundsgård erkender, at Rom ikke blev bygget på en dag, og at bestræbelserne på at sikre borgerne mest mulig ATA-tid er en proces, der aldrig stopper.

– Du skal have nogle medarbejdere, som er frontløbere, fordi de synes, at det her er interessant, og så skal du selvfølgelige have nogle beboere, der gerne vil være med, siger hun. 

Selv skal hun sammen med sin souschef og sine afdelingsledere hele tiden tænke i, hvordan der kan skabes mere ATA-tid og anspore de menige medarbejdere til at gøre det samme. Samtidig skal hun sørge for, at også nye medarbejdere i en stor organisation, der hele tiden vokser, er med på ideen.

Beslutningen om at implementere SharePlan på OK-Center Enghaven har ikke været gratis, og der vil løbende være udgifter til fornyelse af licenser og udstyr. Men Lone Lundsgård satser på, at investeringen i den nye platform er godt givet ud:

– Vi ved, at målet af ATA-tid er afgørende for, hvor hurtigt beboerne kommer sig, og at det fremmer recovery-processen, hvis de selv bliver involveret aktivt i indsatserne. Samtidig ved vi, at vores kommende brugere ikke bliver mere raske. Fremover får de derfor brug for endnu mere ATA-tid. Vi skal derfor blive ved med at forstyrre hinanden med, hvordan man kan gøre tingene anderledes. Være innovative, tænke nye tanker og turde træde der, hvor andre ikke før har trådt.